Ein gut organisierter Beschaffungsprozess ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf in einem Unternehmen. Ob es sich um Rohstoffe, Maschinen oder Dienstleistungen handelt – jede Firma benötigt regelmäßig Waren oder Leistungen von externen Anbietern, um ihre Geschäftsprozesse aufrechtzuerhalten. In diesem Artikel werfen wir einen praxisnahen Blick auf die Phasen eines Beschaffungsprozesses und geben Beispiele, wie diese im Alltag ablaufen.

1. Bedarfsermittlung: Was wird benötigt?

Der Beschaffungsprozess beginnt immer mit der Bedarfsermittlung. Das bedeutet, dass das Unternehmen zunächst klären muss, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden. Diese Entscheidung basiert auf den Anforderungen des Unternehmens, wie Produktionspläne, Kundenaufträge oder interne Projekte.

Beispiel:

Ein Unternehmen, das Fahrräder herstellt, plant die Produktion für das nächste Quartal. Dabei wird festgestellt, dass Reifen, Schrauben und Rahmen fehlen. Um die Produktion pünktlich zu starten, muss der Einkauf diese Materialien beschaffen. Auch Dienstleistungen können benötigt werden – zum Beispiel die Reparatur einer Maschine, die für die Produktion wichtig ist.

2. Anbieterauswahl: Wer kann liefern?

Nachdem klar ist, was das Unternehmen braucht, folgt die Anbieterauswahl. Hierbei wird der Markt analysiert, um potenzielle Lieferanten oder Dienstleister zu identifizieren, die die benötigten Waren oder Dienstleistungen anbieten.

Beispiel:

Das Fahrradunternehmen prüft verschiedene Lieferanten, die Reifen und Schrauben anbieten. Es vergleicht, welcher Anbieter in der Vergangenheit zuverlässig geliefert hat und ob neue Anbieter bessere Konditionen bieten könnten. Auch die Verfügbarkeit und die Lieferzeiten spielen eine wichtige Rolle. Die Liste der potenziellen Lieferanten wird dann enger eingegrenzt.

3. Angebotsanfrage: Was kostet es?

Nach der Auswahl potenzieller Anbieter stellt das Unternehmen eine Angebotsanfrage. Dabei werden die genauen Anforderungen an die Lieferanten übermittelt, damit diese ein entsprechendes Angebot oder einen Kostenvoranschlag erstellen können. Dies ist wichtig, um die genauen Kosten und Bedingungen zu erfahren.

Beispiel:

Das Unternehmen fragt bei drei verschiedenen Reifenherstellern an und gibt die genauen Spezifikationen an – zum Beispiel die Größe der Reifen, die Menge und die Lieferzeit. Die Lieferanten erstellen daraufhin Angebote, die sie dem Unternehmen zusenden.

4. Angebotsbewertung: Welches Angebot ist das beste?

Nach dem Erhalt der Angebote folgt die Angebotsbewertung. Hier werden die verschiedenen Angebote miteinander verglichen, um das beste Verhältnis von Preis, Qualität und Lieferbedingungen zu finden. Auch Aspekte wie Zahlungsbedingungen und Serviceleistungen können eine Rolle spielen.

Beispiel:

Das Fahrradunternehmen erhält drei Angebote für Reifen. Ein Anbieter bietet den niedrigsten Preis, hat jedoch längere Lieferzeiten. Ein anderer ist teurer, kann aber schneller liefern. Ein dritter Anbieter bietet einen guten Service an, falls es nach der Lieferung Qualitätsprobleme gibt. Das Unternehmen wägt ab, welches Angebot am besten zu seinen Anforderungen passt – in diesem Fall ist die Lieferzeit entscheidend, da die Produktion bald beginnt.

5. Bestellung: Auftragsvergabe

Nachdem das beste Angebot ausgewählt wurde, erfolgt die Bestellung. Das bedeutet, das Unternehmen erteilt dem ausgewählten Anbieter einen Auftrag, in dem die genauen Details wie Menge, Preis, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen festgelegt werden. Oft wird dafür auch ein Vertrag aufgesetzt.

Beispiel:

Das Unternehmen bestellt 500 Reifen bei dem Anbieter, der die beste Lieferzeit und Qualität garantiert hat. Es legt fest, dass die Lieferung innerhalb von zwei Wochen erfolgen muss und der Preis pro Reifen einen bestimmten Betrag nicht übersteigen darf.

6. Lieferung und Wareneingang: Kontrolle der Lieferung

Nach der Bestellung erfolgt die Lieferung der Waren. Im Unternehmen wird dann überprüft, ob die gelieferten Waren der Bestellung entsprechen. Das bedeutet, dass die Menge und die Qualität der Waren genau geprüft werden. Falls es Abweichungen gibt, können diese direkt reklamiert werden.

Beispiel:

Die Reifen werden fristgerecht geliefert. Ein Mitarbeiter des Unternehmens kontrolliert, ob alle 500 Reifen in der richtigen Größe und Qualität angekommen sind. Bei der Überprüfung stellt er fest, dass 20 Reifen kleine Beschädigungen aufweisen. Diese werden umgehend beim Lieferanten reklamiert und nachbestellt.

7. Rechnungsprüfung und Zahlung: Alles korrekt?

Die letzte Phase des Beschaffungsprozesses ist die Rechnungsprüfung und Zahlung. Hier wird die Rechnung des Anbieters geprüft, um sicherzustellen, dass die gelieferten Waren und die berechneten Preise mit der Bestellung übereinstimmen. Sobald alles korrekt ist, wird die Zahlung an den Lieferanten veranlasst.

Beispiel:

Nachdem die Reifen kontrolliert wurden, erhält das Unternehmen die Rechnung. Der Einkaufsleiter prüft, ob die Anzahl der Reifen und der Preis mit dem Angebot übereinstimmen. Da alles korrekt ist, wird die Zahlung innerhalb der vereinbarten Frist getätigt.

Fazit: Der Beschaffungsprozess in der Praxis

Ein gut durchdachter und organisierter Beschaffungsprozess hilft Unternehmen, die richtigen Waren und Dienstleistungen zur richtigen Zeit und zum besten Preis zu erhalten. Die Phasen – von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung und Zahlung – sind entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Durch eine sorgfältige Planung und Bewertung können Unternehmen ihre Kosten optimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass die Qualität der eingekauften Waren oder Dienstleistungen den Anforderungen entspricht.

Durch klare Kommunikation mit den Lieferanten, genaue Überprüfung der Angebote und eine sorgfältige Kontrolle der Waren oder Dienstleistungen kann das Unternehmen nicht nur Geld sparen, sondern auch Engpässe in der Produktion vermeiden und somit effizienter arbeiten.