In jedem Unternehmen fallen täglich viele Dokumente an – von E-Mails über Rechnungen bis hin zu Verträgen und Berichten. Eine gute Dokumentenverwaltung und eine strukturierte Dokumentenarchivierung sind entscheidend, um den Überblick zu behalten, die Produktivität zu steigern und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. In diesem Artikel zeige ich dir, warum diese Themen wichtig sind, welche Vorteile sie bringen und wie du sie in der Praxis umsetzt.

Was ist Dokumentenverwaltung und -archivierung?

Dokumentenverwaltung bedeutet, dass du alle deine geschäftlichen oder persönlichen Dokumente systematisch organisierst und sicherstellst, dass du jederzeit darauf zugreifen kannst. Das beinhaltet das Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Auffinden von Dokumenten.

Die Dokumentenarchivierung hingegen bezieht sich darauf, Dokumente langfristig sicher aufzubewahren. Archive sind oft schreibgeschützt, das heißt, die Dokumente dürfen zwar eingesehen, aber nicht mehr verändert werden. Archivierte Dokumente werden meist für rechtliche, steuerliche oder historische Zwecke aufbewahrt.

Warum ist Dokumentenverwaltung wichtig?

Eine durchdachte Dokumentenverwaltung bringt zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Wenn Dokumente gut organisiert und leicht zugänglich sind, musst du nicht lange nach wichtigen Unterlagen suchen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Durch zentrale Ablageorte und klare Strukturen können Teams einfacher und effizienter auf Dokumente zugreifen und zusammenarbeiten.
• Sicherheit: Eine strukturierte Dokumentenverwaltung hilft dabei, sensible Informationen zu schützen und den Zugriff zu kontrollieren.
• Compliance (Einhaltung von Vorschriften): Unternehmen sind oft gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente über Jahre hinweg aufzubewahren. Eine gut organisierte Archivierung sorgt dafür, dass diese Anforderungen eingehalten werden.

Schritt für Schritt: Effiziente Dokumentenverwaltung und -archivierung

Um eine erfolgreiche Dokumentenverwaltung und -archivierung umzusetzen, kannst du folgende Schritte befolgen:

1. Dokumentenarten und Kategorien definieren

Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, welche Arten von Dokumenten du verwaltest und wie du sie kategorisieren möchtest. Dies kann je nach Unternehmen oder persönlichem Bedarf unterschiedlich sein. Wichtige Kategorien können sein:

• Verträge
• Rechnungen
• Berichte
• Korrespondenz (z. B. E-Mails)
• Protokolle

Beispiel:

Angenommen, du arbeitest in der Buchhaltung eines Unternehmens. Wichtige Dokumentenkategorien könnten hier Rechnungen, Steuerdokumente und Gehaltsabrechnungen sein. Für jede Kategorie solltest du ein eigenes System zur Ablage und Archivierung entwickeln.

2. Ordnerstruktur erstellen

Sowohl in physischen als auch in digitalen Archiven ist eine klare Ordnerstruktur entscheidend, um Dokumente schnell zu finden. Die Ordner sollten logisch benannt und unterteilt sein. Hierbei kann es hilfreich sein, nach Jahr, Abteilung oder Projekt zu unterteilen.

Beispiel:

Du legst für die Rechnungen einen Hauptordner an, unterteilst diesen aber weiter in die Jahre 2023, 2024 und 2025. Innerhalb der Jahresordner kannst du die Rechnungen nach Lieferanten oder nach Monaten sortieren.

3. Einheitliche Benennungsregeln für Dateien festlegen

Eine häufige Herausforderung in der Dokumentenverwaltung ist das Wiederfinden von Dateien. Einheitliche Benennungsregeln (Namenskonventionen) helfen dabei, Dateien schnell und eindeutig zu identifizieren. Ein Dateiname sollte alle relevanten Informationen enthalten, wie Datum, Art des Dokuments und einen aussagekräftigen Titel.

Beispiel:

Anstatt eine Datei einfach „Rechnung“ zu nennen, kannst du sie wie folgt benennen: „2023-09-20_Rechnung_Musterfirma.pdf“. Dadurch kannst du anhand des Datums und der Firma die Datei sofort identifizieren.

4. Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die dabei hilft, Dokumente zentral zu verwalten, zu teilen und zu archivieren. Moderne DMS bieten Funktionen wie automatische Versionskontrolle, Suche nach Schlagwörtern und Zugriffsrechte für verschiedene Benutzergruppen. Dies erleichtert vor allem in großen Unternehmen die Verwaltung enorm.

Beispiel:

Tools wie Microsoft SharePoint, Dropbox Business oder DocuWare ermöglichen es Teams, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und diese sicher zu archivieren. Ein DMS kann auch bei der Einhaltung von Archivierungsvorgaben unterstützen, indem es automatisch festlegt, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss.

5. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Es ist wichtig, die Dokumentenstruktur und die Archivierungsprozesse regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. So stellst du sicher, dass du keine veralteten Informationen aufbewahrst und die Ordnung beibehalten wird.

Beispiel:

Einmal im Jahr überprüfst du, welche Dokumente archiviert werden müssen und welche gelöscht oder verschoben werden können. Auch neue Kategorien oder Ordner können hinzugefügt werden, wenn sich Arbeitsprozesse ändern.

6. Archivierung: Langfristige Aufbewahrung sicherstellen

In der Dokumentenarchivierung geht es darum, Dokumente sicher und dauerhaft aufzubewahren. Archivierte Dokumente sollten nicht mehr bearbeitet, aber jederzeit eingesehen werden können. Viele Unternehmen sind rechtlich dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente – wie Rechnungen oder Steuerunterlagen – über mehrere Jahre aufzubewahren.

Beispiel:

Ein Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, Rechnungen für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Diese Dokumente werden nach Abschluss des Jahres in ein Archiv verschoben, das regelmäßig gesichert und geschützt wird.

7. Sicherheitsvorkehrungen und Datenschutz

Sowohl bei der Dokumentenverwaltung als auch bei der Archivierung spielt der Datenschutz eine große Rolle. Besonders in Unternehmen ist es wichtig, dass sensible Dokumente wie Verträge oder Kundendaten geschützt werden. Ein Zugriff sollte nur für berechtigte Personen möglich sein, und es sollte regelmäßig Backups der Dokumente geben.

Beispiel:

Du verwendest ein DMS, das es dir ermöglicht, sensible Dokumente mit Passwörtern zu schützen und den Zugriff nur für bestimmte Mitarbeiter freizugeben. Außerdem werden alle Dokumente regelmäßig gesichert, um Datenverlust zu verhindern.

Fazit: Gute Dokumentenverwaltung für mehr Effizienz

Eine gut organisierte Dokumentenverwaltung und -archivierung sorgt nicht nur für Ordnung, sondern steigert auch die Effizienz im Arbeitsalltag. Durch klare Strukturen, regelmäßige Überprüfungen und den Einsatz moderner Tools kannst du sicherstellen, dass du jederzeit den Überblick behältst und wichtige Dokumente rechtzeitig findest. Mit der richtigen Strategie wird die Verwaltung von Dokumenten zum Kinderspiel und trägt wesentlich zur Produktivität und Sicherheit in deinem Unternehmen bei.